Der Arbeitgeber hat neben der Bezahlung eines Lohnes u.a. auch die Verpflichtung, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen (Art. 327a Abs. 1 OR). Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen hat, sind nichtig (Art. 327a Abs. 3 OR). Nachfolgend gehen wir auf den Begriff der «Auslagen» ein und erörtern verschiedene Auslagenarten. In der Praxis wird regelmässig statt Auslagen der Begriff «Spesen» synonym verwendet.
Notwendige Auslagen
Dem Arbeitnehmer sind nicht alle Aufwendungen, die er im Zusammenhang mit seiner Arbeitsleistung tätigt, zu ersetzen, sondern nur die damit notwendigerweise entstehenden. Nicht dazu gehören z.B. persönliche Aufwendungen für Kleidung (Ausnahmen: Schutzkleidung, Uniformen und Dienstkleidung), Verpflegung und die Fahrtkosten für den Arbeitsweg zwischen Wohn- und Arbeitsort.
Zu den notwendigen vom Arbeitgeber zu tragenden Auslagen gehören z.B. Porto- und Telefongebühren, Geschäftsessen, vom Arbeitgeber angeordnete Weiterbildung, bei auswärtigen Arbeitseinsätzen die Fahrtkosten, Verpflegung und Unterkunft. Die notwendig entstehenden Auslagen variieren je nach den Umständen, dem konkreten Auftrag, den besonderen Anweisungen des Arbeitgebers und dem Bestimmungsort.
Wenn der Arbeitgeber Arbeitskleider vorschreibt, da bei der Berufsausübung eine besondere Berufsbekleidung üblich ist (Spitalpersonal, Bäcker, Garagist, Metzger usw.), aufgrund besonderer Umstände (Nässe, Kälte, Hitze, Schmutz) das Arbeiten in normaler Kleidung nicht zumutbar ist oder aus Gründen der Arbeitssicherheit zur Verhütung von Unfällen und Krankheiten eine besondere Schutzausrüstung (Schutzbrille usw.) getragen werden muss, hat der Arbeitgeber die Kosten für diese Kleider und deren Reinigung zu tragen (Art. 27 ArGV 3). Er kann seiner Verpflichtung nachkommen, indem er die Arbeitskleider und deren Reinigung selbstbesorgt oder indem er den Arbeitnehmer damit beauftragt und dafür schriftlich eine pauschale kostendeckende Entschädigung vereinbart.
Spesenpauschale
Um Arbeitgeber und Arbeitnehmer das Abrechnen der einzelnen Auslagenbeträge zu ersparen, kann schriftlich eine Auslagenpauschale vereinbart werden. Diese muss so hoch sein, dass sie alle notwendig entstehenden Auslagen deckt. Dabei braucht der Pauschalansatz nicht unbedingt die jeweils ersatzpflichtigen Auslagen zu decken. Es genügt, wenn die Pauschale die durchschnittliche Höhe der Auslagen während einer längeren Periode, z.B. während eines Jahres, erreicht.
Deckt die Pauschale die tatsächlichen Auslagen nicht mehr, kann der Arbeitnehmer entweder die Vergütung der effektiven Auslagen oder die Anpassung der Spesenpauschale verlangen. Andererseits kann der Arbeitgeber eine Anpassung verlangen, wenn die Auslagen abgenommen haben.
Ob eine vereinbarte Spesenpauschale auch während den Ferien, einer Arbeitsverhinderung infolge Krankheit / Unfall oder einer Freistellung zu bezahlen ist, hängt von den Umständen und Vereinbarungen im Einzelfall ab. Grundsätzlich ist die Pauschale nur bei tatsächlicher Beschäftigung geschuldet, ausser es handelt sich um fixe Kosten, die auch während der Arbeitsabsenz entstehen oder die Spesenvergütung wäre ein versteckter Lohnbestandteil.
Motorfahrzeug
Benützt der Arbeitnehmer im Einverständnis (stillschweigende Zustimmung genügt) mit dem Arbeitgeber für seine Arbeit ein Motorfahrzeug, so hat der Arbeitgeber die üblichen Betriebs- und Unterhaltskosten zu tragen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber ein Geschäftsauto oder der Arbeitnehmer das Auto selber stellt.
Zu den üblichen Betriebskosten gehören z.B. die Kosten für Benzin, Batterien, Pneu, Winterausrüstung, Unterhaltskosten (beispielsweise die Kosten für den Service), Reinigung, Reparaturen, Garagemiete. Die effektiven Betriebs- und Unterhaltskosten sind nur nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu ersetzen. Die Gesamtkosten sind also proportional nach Dienst- und Privatfahrten aufzuteilen.
Stellt der Arbeitgeber ein Geschäftsauto, ist mit Vorteil schriftlich zu vereinbaren, ob und in welchem Ausmass auch der Privatgebrauch erlaubt und wie hoch die Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers ist. Auch tut man gut daran, für den Fall einer Freistellung die vorzeitige Rückgabepflicht zu vereinbaren.
Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber sein eigenes Auto zur Verfügung, so ist ihm zusätzlich zu den üblichen Betriebs- und Unterhaltskosten ein Anteil an die Fixkosten zu vergüten (Art. 327b Abs. 2 OR). Oft wird der Einfachheit halber eine feste Kilometerentschädigung vereinbart, die so hoch sein muss, dass im Durchschnitt die effektiven Kosten des Arbeitnehmers gedeckt sind. Als Richtlinie dienen die TCS-Berechnungsansätze, aktuell 72 Rappen/km.
Homeoffice – Büromiete und Arbeitsinstrumente
Sofern der Arbeitgeber Homeoffice auf freiwilliger Basis anbietet und keine berufliche Notwendigkeit für Homeoffice-Arbeit vorliegt, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Auslagenersatz.
Wenn jedoch der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und der Arbeitnehmer somit aus dem Homeoffice arbeiten muss (Homeoffice-Pflicht), hat der Arbeitnehmer gestützt auf Art. 327a OR einen Anspruch auf Kostenbeteiligung des Arbeitgebers für die Büromiete; und dies auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Zimmer nicht im Hinblick auf die Homeoffice-Arbeit gemietet hat (Urteil 4A_533/2018). Im besagten Urteil musste das Bundesgericht mangels Abmachung die Höhe der Büromiete gemäss Art. 42 Abs. 2 OR schätzen und bestätigte den von den Vorinstanzen festgelegten Entschädigungsbetrag von CHF 150.00 monatlich, da deren Schätzung nicht willkürlich erfolgte.
Anders ist die Rechtslage betreffend die Kosten für Arbeitsmittel (u.a. Computer inkl. Software, Drucker, Papier, Büroeinrichtungsgegenstände) bei Homeoffice-Arbeit. Arbeitet der Arbeitnehmer auf seinen Wunsch im Homeoffice, obschon ihm der Arbeitgeber einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, muss der Arbeitnehmer die technischen Geräte für das Homeoffice selbst besorgen, und der Arbeitgeber schuldet dafür keine Entschädigung. Wird jedoch der Arbeitsplatz des Arbeitnehmers an dessen Homeoffice-Tagen regelmässig von anderen Arbeitnehmern genutzt, kommt grundsätzlich Art. 327 OR zur Anwendung, da die Arbeitserfüllung ohne Homeoffice nicht möglich ist. Da diese Bestimmung aber nicht zwingend ist, können die Parteien vereinbaren, dass der Arbeitnehmer in jedem Fall die Arbeitsmittel für das Homeoffice selber stellt und dafür keine Entschädigung erhält.
Privates General- bzw. Halbtaxabonnement
(Noch) nicht höchstrichterlich entschieden ist die Frage, ob bzw. in welchem Umfang der Arbeitgeber Auslagenersatz schuldet, wenn der Arbeitnehmer über ein privat bezahltes Generalabonnement der SBB verfügt und mit dem Zug geschäftlich unterwegs ist. In der Lehre findet sich im Praxiskommentar zum Arbeitsvertrag von Streiff/von Kaenel/Rudolph folgender pragmatischer und praktischer Lösungsansatz: Gemäss Wortlaut von Art. 327a Abs. 1 OR ist in einer solchen Situation kein Auslagenersatz geschuldet, da die Auslage (Kauf des Abonnements) nicht bei bzw. als Folge der Ausführung der Arbeit angefallen ist, sondern als private Anschaffung des Arbeitnehmers. Den Autoren erscheint es aber stossend, dass der Arbeitnehmer seine private Aufwendung entschädigungslos in den Dienst des Arbeitgebers stellen muss. Sie schlagen in dieser Situation in analoger Anwendung von Art. 327b Abs. 2 OR als faire und praxistaugliche Lösung vor, dem Arbeitnehmer den Halbtaxtarif entsprechend der im Unternehmen üblicherweise bei Geschäftsreisen benützten Reiseklasse zu vergüten.
Verfügt der Arbeitnehmer hingegen nur über ein privat finanziertes Halbtaxabonnement, sollte es ihm zumutbar sein, dieses ohne zusätzliche Entschädigung auch für Geschäftsreisen einzusetzen.
Wichtig für den Arbeitgeber in der Praxis
Es empfiehlt sich, im Einzelarbeitsvertrag oder einem Personal- bzw. Spesenreglement, welches integrierender Bestandteil des Arbeitsvertrags ist, schriftlich zu vereinbaren, wann welche Spesen vergütet werden. Sofern ein Arbeitgeber Spesenpauschalen vorsieht, sollte er das Spesenreglement ausserdem vorgängig der zuständigen kantonalen Steuerbehörde zur Genehmigung vorlegen. Dies vereinfacht die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Überprüfung.
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